Aktenvernichtung bei der Gewerbeauflösung: Ein DSGVO-Ratgeber für Unternehmen

Wie Sie Geschäftsunterlagen bei einer Gewerbeauflösung rechtssicher, DSGVO-konform und ohne Haftungsrisiken vernichten – klar erklärt für Unternehmer, Geschäftsführer und Liquidatoren.

Warum Aktenvernichtung bei der Gewerbeauflösung kein Nebenthema ist

Bei einer Gewerbe- oder Betriebsauflösung fallen große Mengen sensibler Unterlagen an: Kundenakten, Mitarbeiterdaten, Buchhaltungsunterlagen, Verträge, Angebote oder interne Korrespondenz. All diese Informationen enthalten personenbezogene Daten und unterliegen den strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Ein häufiger Fehler in der Praxis: Akten werden im Zuge der Räumung „nebenbei“ entsorgt. Genau hier entstehen erhebliche Haftungsrisiken. Denn auch nach der Einstellung des Geschäftsbetriebs bleibt das Unternehmen bzw. der Liquidator für den Datenschutz verantwortlich.

Gerade im Zusammenhang mit einer Betriebsauflösung oder einer umfassenden Gewerbeentrümpelung muss Aktenvernichtung deshalb von Anfang an fest eingeplant werden. Eine professionelle Aktenvernichtung schützt vor Bußgeldern, Imageschäden und persönlicher Haftung.

DSGVO-Grundlage: Wann Daten vernichtet werden müssen

Die DSGVO erlaubt die Speicherung personenbezogener Daten nur so lange, wie ein rechtmäßiger Zweck besteht. Fällt dieser Zweck weg – etwa durch die endgültige Aufgabe des Unternehmens – müssen die Daten gelöscht oder vernichtet werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Bei einer Gewerbeauflösung bedeutet das konkret:

• Daten ohne Aufbewahrungspflicht müssen gelöscht oder vernichtet werden.
• Daten mit Aufbewahrungspflicht müssen sicher archiviert werden.
• Eine „Aufbewahrung auf Vorrat“ ist unzulässig.

Gerade bei der Abwicklung eines Unternehmens ist eine saubere Trennung dieser beiden Kategorien entscheidend, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben.

Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen müssen bleiben?

Nicht alle Akten dürfen sofort vernichtet werden. Vor jeder Aktenvernichtung ist zu prüfen, welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten. Relevant sind insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO).

Typische Fristen sind:

• 10 Jahre Aufbewahrungspflicht: Jahresabschlüsse, Inventare, Buchungsbelege, Lohnkonten
• 8 Jahre Aufbewahrungspflicht (seit 2025 verkürzt): Rechnungen, Kassenbelege
• 6 Jahre Aufbewahrungspflicht: Geschäfts- und Handelsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Wichtig: Auch nach der Löschung im Handelsregister bleibt diese Archivierungspflicht bestehen. Die Akten müssen also sicher gelagert oder datenschutzkonform vernichtet werden, sobald die Frist endet.

Warum Büro-Schredder nicht ausreichen (DIN 66399)

Viele Unternehmen unterschätzen die technischen Anforderungen an eine rechtssichere Aktenvernichtung. Ein handelsüblicher Büro-Aktenvernichter erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht.

Die maßgebliche Norm ist die DIN 66399. Für personenbezogene Daten gelten mindestens:

• Sicherheitsstufe P-4 für Papierunterlagen
• höhere Stufen bei besonders sensiblen Daten (z. B. Personalakten)

Eine professionelle Aktenvernichtung stellt sicher, dass Dokumente so zerkleinert werden, dass eine Rekonstruktion technisch ausgeschlossen ist. Genau das ist entscheidend für DSGVO-Konformität und Rechtssicherheit.

Auftragsverarbeitung & AV-Vertrag: Wer haftet?

Wird ein externer Dienstleister mit der Aktenvernichtung beauftragt, handelt es sich rechtlich um eine Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Das bedeutet:

• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist zwingend erforderlich.
• Der Auftraggeber bleibt verantwortlich.
• Der Dienstleister muss technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nachweisen.

Ein seriöser Anbieter stellt diesen Vertrag automatisch zur Verfügung und dokumentiert den gesamten Vernichtungsprozess nachvollziehbar.

Der Ablauf einer professionellen Aktenvernichtung

Eine fachgerechte Aktenvernichtung folgt einem klaren, dokumentierten Ablauf. Besonders effizient ist die Kombination mit einer Gewerbeentrümpelung oder Büroauflösung.

Typischer Ablauf:

• Bereitstellung verschließbarer Sicherheitsbehälter
• Abholung in geschlossenen, neutralen Fahrzeugen
• Vernichtung gemäß DIN 66399 in zertifizierten Anlagen
• Ausstellung eines Vernichtungszertifikats

Dieser Prozess lässt sich nahtlos in den Ablauf einer professionellen Entrümpelung integrieren – inklusive Möbelentsorgung und Räumung.

Digitale Datenträger nicht vergessen

Neben Papierakten enthalten auch digitale Datenträger sensible Informationen:

• Festplatten
• Server
• SSDs
• USB-Sticks
• Backup-Medien

Diese Datenträger müssen je nach Typ physisch zerstört oder zertifiziert gelöscht werden. Auch hier gelten definierte Sicherheitsstufen (z. B. H-4 oder E-4). Eine unsachgemäße Entsorgung stellt einen klaren DSGVO-Verstoß dar.

Risiken bei falscher oder fehlender Aktenvernichtung

Fehler in der Aktenvernichtung können gravierende Folgen haben:

• DSGVO-Bußgelder bis 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes
• Persönliche Haftung von Geschäftsführern und Liquidatoren
• Strafbarkeit bei Berufsgeheimnisträgern (§ 203 StGB)
• Reputationsschäden und Vertrauensverlust

Eine professionelle Aktenvernichtung ist daher kein Kostenfaktor, sondern ein Risikomanagement-Instrument.

Aktenvernichtung frühzeitig einplanen

Aktenvernichtung ist ein zentraler Bestandteil jeder Gewerbe- oder Betriebsauflösung. Wer sie frühzeitig einplant und mit Räumung und Entsorgung kombiniert, schafft Rechtssicherheit und vermeidet teure Fehler.

Der Schmidt nimmt’s mit unterstützt Sie bei Aktenvernichtung, Gewerbeentrümpelung und Betriebsauflösung – diskret, DSGVO-konform und aus einer Hand.